電話をかける時・電話がかかってきた時 

電話中 スーツ男性

言葉使いの意外な落とし穴

就活生の電話対応マナー選考が進むと、企業から電話連絡を受けることもあります。
就活生にとったらこの電話対応が難しいところではないでしょうか。

言葉使いなどには気を使っていても、意外な落とし穴があったりするので注意が必要です。

いまどきの就活生に多い電話のマナーで問題になっているのが、
「自分の名前を名乗らない人がいる」ということです。

いまは登録さえしておけば携帯電話の液晶に名前が出るので、
誰から電話がかかってきたのか一目で分ります。

だからなのか、就活生の中には、電話をかけた方も
かけられた方も名乗らないでも大丈夫という意識を持っている人がいるようです。

しかし、それに慣れてしまうというのは危険ですよ。
電話を相手にかけたら「○○ですが~」と名乗るのは基本というか、一般常識の範囲です。

就活だからとか言う問題じゃなくて、
昔から礼儀として誰かに電話をかける時には名乗ってかけていたものです。

就活の電話なら、「○○大学、○○学部○年生の○○と申します」と伝えましょう。
取り次いでもらうときも、担当者が電話に出たらもう一度名乗ってから本題に入ります。

たとえば名乗る前に担当者が「○○さんですね」と言ってくれる場合もありますが、
そのときは名乗る必要がなくなるので臨機応変に対応してください。

就活の電話対応マナーの基本は、名乗る→挨拶→要件です。
電話を受けるときも同じことですね。

ビジネスシーンにおける携帯電話の取り方は
「はい。○○です(でございます)」と名乗って電話を取ります。

こういうことは昔なら若い人でも当たり前にやってきたことなんですが、
今は携帯電話の機能的に名乗る必要性がないという思い込みから、
若い人はそっちに慣れてしまっているんですよね。

決してできないというわけではないと思います。

声の出し方

さらに電話の場合は、自分の名前を名乗って、
正しい言葉使いで要件を述べれば良いというだけではありません。

電話は相手の顔が見えない分、声の出し方で自分の人柄を伝えることになります。
基本は、高めのトーンで元気がいい声(うるさくないように)であることです。

しかし、内定辞退を申し出るときは神妙に反省している様子を声で伝えなくてはいけません。
大げさな演技をする必要はありませんが、電話の用件によって声のトーンを変えましょう。

これらができていれば基本的な電話マナーはOKです。
ただ難しいのは、会話には台本がないということです。

要件を書いたメモを用意しておくと伝えたいことを伝えられるので良いのですが、
その後の会話は臨機応変に対応するしかありません。

臨機応変に対応というのは口で言うのは簡単でも、慣れないと難しいことです。
実際に対応を身につけるにはやるしかないですね。

繰り返しているうちに慣れてもくるでしょう。
電話をかける時も受ける時も、
相手に姿が見えていないからという気にならないで緊張感を持って姿勢を正しましょう。

メモを取り、聞いたことは復唱して相手に確認しなおすなど
聞き間違いのないようにしてくださいね。